Ένας Συγκεντρωτικός πίνακας είναι στην ουσία ένας τρόπος για την εξαγωγή δεδομένων και την παρουσίασή τους σε ευανάγνωστη μορφή. Οι περιστρεφόμενοι πίνακες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την ανάκριση δεδομένων και τη δημιουργία πινάκων πληροφοριών που μπορούν να ανανεωθούν όταν αλλάξουν τα ακατέργαστα δεδομένα!
Παράδειγμα εργασίας: χρειάζεστε έναν πίνακα που εμφανίζει τα ακόλουθα:
- Πόσες θέσεις (Πραγματικό FTE) έχετε συνολικά
- Κατανεμημένο με τίτλο θέσης
- Κατανεμημένο κατά Κατάσταση Απασχόλησης (Perm/Temp/Casual)
Μόλις έχετε τα ακατέργαστα δεδομένα, δημιουργείτε τον συγκεντρωτικό πίνακα στα ακατέργαστα δεδομένα σας:
- Επιλέξτε από τη γραμμή εργαλείων Δεδομένα> Συγκεντρωτικός πίνακας και Συγκεντρωτική αναφορά γραφήματος…
- Κάντε κλικ στο Επόμενο
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε στον συγκεντρωτικό πίνακα επισημαίνονται στο Εύρος
- Κάντε κλικ στο Επόμενο
- Εάν θέλετε ο συγκεντρωτικός πίνακας να εμφανίζεται σε ένα νέο φύλλο εργασίας (καρτέλα) κάντε κλικ στο τελείωμα. Διαφορετικά, Εάν θέλετε να εμφανίζεται στο ίδιο φύλλο εργασίας (δηλ. - κάτω από τα δεδομένα) κάντε κλικ στο υπάρχον φύλλο εργασίας και επιλέξτε το πρώτο κελί μετά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τέλος
Ο σκελετός του περιστρεφόμενου πίνακα πρέπει να εμφανιστεί.
Εάν δεν εμφανίζεται η λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού πίνακα (εμφανίζεται στα δεξιά, παραπάνω), θα πρέπει να την ανοίξετε:
- Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή εργαλείων (οπουδήποτε στο παρακάτω τετράγωνο):
- Επιλέγω Συγκεντρωτικός πίνακας.
- Κάντε κλικ Εμφάνιση λίστας πεδίων
- Τα πεδία θα πρέπει τώρα να εμφανίζονται και μπορείτε να σύρετε το πλαίσιο προς τα δεξιά για να το κλειδώσετε στη θέση του.
- Σύρετε τα ακόλουθα πεδία στις περιοχές: ΚΡΥΦΗ ΠΕΡΙΟΧΗ ΦΙΛΤΡΟΥ: Κανένας
ΣΤΗΛΗ ΧΩΡΙΣΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΧΗ: Τύπος θέσης
ΣΕΙΡΑ ΧΩΡΙΣΤΙΚΟΣ ΧΩΡΟΣ: τίτλος θέσης
ΠΕΡΙΟΧΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Πραγματικό FTE
- Για να αλλάξετε το πεδίο βάσης σε άθροισμα κάντε δεξί κλικ στο πεδίο (κυκλωμένο παρακάτω):
Επιλέγω Ρυθμίσεις πεδίου…
Επιλέγω Αθροισμα.
Κάντε κλικ Αριθμός…
Επιλέγω Αριθμός και 2 δεκαδικά ψηφία στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τα δεδομένα θα έπρεπε να έχουν αλλάξει σε δεκαδικά ψηφία.
- Για να παραγγείλετε εκ νέου τις στήλες Τύπος θέσης: Κάντε δεξιό κλικ Περιστασιακή> Παραγγελία> Μετακίνηση στο τέλος
Τώρα έχετε τον τελικό σας πίνακα με τις στήλες κατά σειρά Μόνιμου, Προσωρινού, Περιστασιακού.
 |  |
Το επόμενο βήμα είναι να σύρετε τα πεδία που χρειάζεστε στις περιοχές του πίνακα για να δημιουργήσετε τον πίνακα. Η δομή του περιστροφικού πίνακα έχει ως εξής:
Τυπική χρήση των περιοχών:
ΚΡΥΜΜΕΝΗ ΠΕΡΙΟΧΗ ΦΙΛΤΡΟΥ: Φίλτρο επαναλαμβανόμενων χρηματοδοτούμενων θέσεων
ΣΤΗΛΗ ΧΩΡΙΣΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΧΗ: Τύπος θέσης, Τύπος απασχόλησης, Βάση απασχόλησης, Ταξινόμηση
ΣΕΙΡΑ ΧΩΡΙΣΤΙΚΟΣ ΧΩΡΟΣ: Μονάδες οργανισμού, τοποθεσίες, τίτλοι θέσης
ΠΕΡΙΟΧΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Headcounts, FTE's
Ο περιστρεφόμενος πίνακας πρέπει να μοιάζει με αυτόν:
Παρατηρήστε ότι τα βασικά δεδομένα έχουν προεπιλεγεί σε "Count of Actual FTE". Αυτό σημαίνει ότι κάθε θέση έχει υπολογιστεί ως 1 άσχετη με την τιμή FTE. Εάν το βασικό πεδίο ήταν Headcount αυτό θα ήταν σωστό (όπως όλες οι τιμές θα ήταν 1) ωστόσο είναι τιμές FTE και απαιτούν άθροισμα και όχι καταμέτρηση.
Σε αυτά τα δύο σεμινάρια (δύο μέρη) θα μάθετε μερικές χρήσιμες συμβουλές σχετικά με τους περιστρεφόμενους πίνακες:
1) Για να συμπληρώσετε τις κενές τιμές με μηδενικά:Κάντε δεξί κλικ στο βασικό πεδίο δεδομένων (κυκλωμένο παρακάτω)
Επιλέγω Επιλογές πίνακα… Πληκτρολογήστε 0 στα κενά κελιά, εμφάνιση (κυκλωμένο παρακάτω)
Κάντε κλικ στο OK.
Ο περιστρεφόμενος πίνακας θα έπρεπε τώρα να έχει αντικαταστήσει τα κενά με μηδενικά.
2) Για να αποκρύψετε τη στήλη Totals:
Κάντε δεξί κλικ στο βασικό πεδίο δεδομένων ("Άθροισμα του πραγματικού FTE" που εμφανίζεται παραπάνω)
Επιλέγω Επιλογές πίνακα… Αποεπιλέξτε Grand Total for Rows (κυκλωμένο παρακάτω)
Η στήλη σύνολα θα έπρεπε τώρα να έχει αφαιρεθεί.
3) Για να προσθέσετε ένα κρυφό φίλτρο στον περιστροφικό πίνακα:Σύρετε το πεδίο που περιέχει το φίλτρο στην περιοχή του κρυφού φίλτρου δεδομένων (δηλαδή - επίπεδο μονάδας οργανισμού 04)
Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να επιλέξετε το φίλτρο μονάδας οργανισμού. Επιλέξτε το απαιτούμενο φίλτρο (δηλαδή - Αθλητισμός και Αναψυχή)
Ο συγκεντρωτικός πίνακας δείχνει τώρα μόνο αυτές τις θέσεις στο επίπεδο μονάδας Org 04, Sport And Recreation.
4) Για να εμφανίσετε μόνο επιλεγμένους τίτλους θέσης:
Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να επιλέξετε το τίτλος θέσης φίλτρο
Για ευκολότερη επιλογή, σύρετε τη λίστα προς τα έξω, ώστε να είναι ορατές περισσότερες θέσεις
Εάν υπάρχουν πολλές τιμές στη λίστα και θέλετε λίγες μόνο, ξεκινήστε με κατάργηση του ελέγχου Προβολή όλων (φαίνεται παρακάτω) για να καταργήσετε την επιλογή όλων των τιμών
Επιλέξτε τις θέσεις που θέλετε να εμφανίζονται στον πίνακα. (δηλαδή - Αθλητές και Διευθυντές)
Κάντε κλικ στο OK
Ο περιστρεφόμενος πίνακας πρέπει τώρα να περιέχει μόνο Αθλητές και Διαχειριστές.
5) Για να εμφανίσετε ποσοστά τύπου θέσης για κάθε θέση:
Κάντε δεξί κλικ στο βασικό πεδίο δεδομένων (σε αυτήν την περίπτωση "Άθροισμα πραγματικού FTE")
Επιλέγω Ρυθμίσεις πεδίου…
Κάντε κλικ Επιλογές>>
Επιλέγω % της σειράς Για Εμφάνιση δεδομένων ως
Κάντε κλικ στο OK.
Σημείωση: Σε αυτήν τη λίστα υπάρχουν επίσης επιλογές για % της στήλης και % του συνόλου με το τελευταίο να είναι πολύ χρήσιμο.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας εμφανίζει τώρα ποσοστά, αλλά ενδέχεται να υπάρχουν τιμές σφάλματος για τις γραμμές που δεν έχουν θέσεις (καθώς δεν μπορείτε να διαιρέσετε με το μηδέν!).
6) Για να καταργήσετε σφάλματα από τον συγκεντρωτικό πίνακα:Κάντε δεξί κλικ στο βασικό πεδίο δεδομένων (σε αυτήν την περίπτωση "Άθροισμα πραγματικού FTE")
Επιλέγω Επιλογές πίνακα…
Εισαγω 0 στο Για τιμές σφάλματος, εμφάνιση κουτί
Κάντε κλικ στο OK.
Όλα τα σφάλματα πρέπει τώρα να αντικατασταθούν από μηδενικά.
