Φανταστείτε ότι έχουμε ορισμένα στοιχεία πωλήσεων για μια εταιρεία:
Και ότι επιθυμούμε να βρούμε τα συνολικά στοιχεία για το έτος μέχρι σήμερα. Μπορούμε να προσθέσουμε ένα αναπτυσσόμενο μενού ως εξής:
Για να μπορέσουμε να καθορίσουμε τον τρέχοντα μήνα. Ως εκ τούτου, θέλουμε τώρα να επεξεργαστούμε το έτος μέχρι σήμερα για τον Μάρτιο. Η απλούστερη μορφή θα ήταν να έχετε έναν τύπο που επεκτείνεται σε όλο το εύρος:
Και τότε θα αλλάζαμε απλώς τους τύπους κάθε μήνα.
Ωστόσο, το Excel επιτρέπει μια άλλη προσέγγιση. Θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε ένα δυναμικό εύρος του οποίου το μέγεθος ποικίλλει τον μήνα που βρισκόμαστε. Καθώς αλλάζουμε τον μήνα στο αναπτυσσόμενο μενού, τότε το μέγεθος του εύρους αλλάζει.
Έτσι, για τον μήνα Μάρτιο το εύρος είναι 3 στήλες και για τον μήνα Ιούνιο θα ήταν 6 μήνες.
Το μέγεθος του εύρους καθορίζεται από το μήνα. Ένας τρόπος διατύπωσης αυτού είναι η χρήση της συνάρτησης Μήνας:
= Μήνας (c8)
Όπου c8 είναι η διεύθυνση κελιού του αναπτυσσόμενου μενού μας. Ωστόσο, η μέθοδος που προτιμάται είναι η χρήση της συνάρτησης MATCH για τον προσδιορισμό της θέσης των τρέχοντων μηνών σε όλους τους μήνες στην αναφορά μας:
ΑΓΩΝΑΣ (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0)
Οπου:
• c8 είναι η διεύθυνση κελιού του τρέχοντος μήνα
• C3: Το J3 είναι η διεύθυνση όλων των μηνών μας
• Το 0 είναι να διασφαλίσει μια ακριβή αντιστοίχιση
Τώρα μπορούμε να καθορίσουμε το μέγεθος του δυναμικού εύρους μας με τη συνάρτηση OFFSET που έχει 5 ορίσματα:
= OFFSET (αναφορά, σειρές, κολώνες, ύψος, πλάτος)
Οπου:
• Η αναφορά είναι η επάνω αριστερή γωνία του δυναμικού εύρους μας - κελί C5 - το πρώτο κελί που θέλουμε να αθροίσουμε
• Γραμμές - ο αριθμός των γραμμών προς τα κάτω από το κελί βάσης μας - αυτό είναι 0
• Cols - ο αριθμός των cols απέναντι από τη βασική μας κλήση - αυτό είναι 0
• Το πλάτος του δυναμικού εύρους μας - το οποίο είναι 3 στην περίπτωση αυτή. Ωστόσο, καθώς επιθυμούμε το εύρος να ποικίλλει ανά μήνα, θα βάλουμε τους τύπους MATCH εδώ
• Αυτό είναι το ύψος του δυναμικού εύρους μας που είναι 1
Έτσι, οι τύποι OFFSET είναι:
= OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1)
Τέλος, πρέπει να πούμε στο Excel να SUM αυτό για να δώσει τους πλήρεις τύπους ως:
= SUM (OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1))
Εχουμε:
Τώρα, αν αλλάξουμε τον μήνα στο αναπτυσσόμενο μενού, το σωστό νούμερο για την ημερομηνία ρέει μέσω:
Καθώς πρόκειται για αυτόματη ενημέρωση, αυτή η προσέγγιση έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
• Δεν χρειάζεται να αλλάζετε τους τύπους κάθε μήνα
• Καθώς υπάρχουν λιγότερες αλλαγές τύπων, λιγότερα περιθώρια σφάλματος
• Το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κάποιον που έχει περιορισμένες γνώσεις Excel - μπορεί απλώς να αλλάξει το αναπτυσσόμενο μενού και να μην ενοχλείται από τους τύπους
