Πώς να ταξινομήσετε κατά επώνυμο στο Excel & στα Υπολογιστικά φύλλα Google
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να ταξινομείτε ονόματα κατά επώνυμο στο Excel και στα Υπολογιστικά φύλλα Google.
Υποθέτοντας ότι έχετε ένα όνομα και ένα επώνυμο μαζί σε ένα κελί, υπάρχουν αρκετοί διαφορετικοί τρόποι για να εξαγάγετε το επώνυμο και να ταξινομήσετε τη στήλη του πλήρους ονόματος κατά επώνυμο.
Ταξινόμηση κατά επώνυμο με κείμενο σε στήλες
Η πρώτη επιλογή για ταξινόμηση κατά επώνυμο είναι η εξαγωγή του επωνύμου από το πλήρες όνομα σε ξεχωριστή στήλη χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα κειμένου σε στήλες στο Excel. Ας πούμε ότι έχετε την ακόλουθη λίστα ονομάτων, που περιέχει μόνο ένα όνομα και ένα επώνυμο που χωρίζονται με κενό, στη στήλη Β:
1. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε (Β σε αυτό το παράδειγμα) και στο Ταινία, παω σε Δεδομένα> Κείμενο σε στήλες.
2. Στον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες, βήμα 1, αποχωρήστε Οριοθετημένο επιλεγμένο και κάντε κλικ Επόμενο.
3. Στην οθόνη Βήμα 2, ελέγξτε Χώρος και κάντε κλικ Επόμενο.
4. Για το Βήμα 3, επιλέξτε Μη εισαγωγή στήλης (παράβλεψη) υπό Μορφή δεδομένων στήληςΤο Στο Προορισμός, εισαγάγετε το κελί όπου θέλετε να μεταβούν τα εξαγόμενα δεδομένα (σε αυτήν την περίπτωση $ C $ 1) και κάντε κλικ Φινίρισμα.
Αυτό σημαίνει ότι θα παραλείψετε την πρώτη στήλη (όνομα), καθώς δεν τη χρειάζεστε και θα λάβετε μόνο τη δεύτερη στήλη (επώνυμο) στη στήλη C, ξεκινώντας από το κελί C1.
5. Τώρα έχετε επώνυμα στη στήλη Γ δίπλα στα πλήρη ονόματα στη στήλη Β και μπορείτε να ταξινομήσετε και τις δύο στήλες κατά τη στήλη Γ.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μια στήλη με επώνυμα και στο Ταινία, παω σε Αρχική σελίδα> Ταξινόμηση & Φίλτρο> Ταξινόμηση A έως Z.
6. Στην αναδυόμενη προειδοποίηση, φύγετε Αναπτύξτε την επιλογή επιλεγμένο και κάντε κλικ ΕίδοςΤο Αυτό σημαίνει ότι θέλετε όλες οι συμπληρωμένες στήλες (Β και Γ) να ταξινομηθούν με βάση τη στήλη Γ.
Αφού ολοκληρωθεί η ταξινόμηση, όλες οι τιμές στη στήλη Β ταξινομούνται αλφαβητικά κατά επώνυμο και μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη Γ, καθώς δεν τη χρειάζεστε πια.
Ταξινόμηση κατά Επώνυμο Με Flash Fill
Η δεύτερη επιλογή για να επιτευχθεί το ίδιο αποτέλεσμα είναι η χρήση Flash Fill. Αυτή η επιλογή αναγνωρίζει μοτίβα με δύο ή περισσότερες καταχωρήσεις.
1. Εισαγάγετε τα δύο πρώτα επώνυμα στα κελιά C1 και C2 (Ο Τράβις και ΜακΓκόλντρικ) και επιλέξτε τα. Τώρα τοποθετήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής επιλογής, μέχρι να μετατραπεί σε σταυρό και διπλό κλικ το.
2. Κάντε κλικ στο Κουμπί επιλογών αυτόματης συμπλήρωσης που εμφανίζεται στο τέλος της επιλογής και επιλογή Flash Fill.
Όπως μπορείτε να δείτε, το Excel αναγνώρισε αυτόματα ότι θέλετε να εξαγάγετε επώνυμα με βάση το διάστημα στη στήλη Β και συμπλήρωσε αυτόματα την υπόλοιπη στήλη Γ. Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε το εύρος με τον ίδιο τρόπο όπως στην παραπάνω ενότητα.
Ταξινόμηση κατά Επώνυμο Με Εύρεση και Αντικατάσταση
Ένας άλλος τρόπος ταξινόμησης κατά επώνυμο είναι η χρήση Εύρεση και αντικατάσταση.
1. Επιλέξτε τη στήλη Β και αντιγράψτε την (CTRL + C), στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί C1 και επικολλήστε τη αντιγραμμένη στήλη (CTRL + V).
2. Επιλέξτε τη στήλη C και στο Ταινία παω σε Αρχική σελίδα> Εύρεση & επιλογή> Αντικατάσταση (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου, CTRL + Η).
3. Στο αναδυόμενο παράθυρο πληκτρολογήστε ένα αστερίσκος και ένα χώρος (* ) σε Βρείτε τι, άδεια Αντικατέστησε με κενό και κάντε κλικ Αντικατάσταση όλων.
Στο Find, ένας αστερίσκος αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε χαρακτήρα, οπότε όταν βάζετε χώρο αστερίσκου στο Find, το Excel θα βρει όλους τους χαρακτήρες πριν από ένα κενό και θα τους αντικαταστήσει με μια κενή τιμή (διαγράψτε τους).
Ως αποτέλεσμα, όλα τα πρώτα ονόματα και τα κενά έχουν πλέον αφαιρεθεί από κάθε κελί. Μόνο τα επώνυμα βρίσκονται στη στήλη C. Μετά από αυτό, μπορείτε να ταξινομήσετε τη στήλη με τον ίδιο τρόπο όπως στην παραπάνω ενότητα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα VBA για να ταξινομήσετε δεδομένα κατά επώνυμο.
Ταξινόμηση κατά Επώνυμο στα Υπολογιστικά φύλλα Google
Δεδομένου ότι τα Υπολογιστικά φύλλα Google δεν έχουν επιλογές όπως το Flash Fill και Excel σε στήλες του Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις για να δημιουργήσετε έναν τύπο που θα εξάγει το επώνυμο στη στήλη C. Ο ίδιος τύπος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στο Excel με την ίδια σύνταξη.
1. Επιλέξτε το κελί C1 και εισαγάγετε τον τύπο:
| 1 | = ΔΕΞΙΑ (B1, LEN (B1) -FIND ("", B1)) |
Η συνάρτηση LEN βρίσκει το μήκος του κειμένου στο κελί Β1 (που είναι 11).
Η συνάρτηση FIND επιστρέφει τη θέση του κειμένου που αναζητάτε (διάστημα) στο κελί Β1 (που είναι 5).
Η συνάρτηση RIGHT επιστρέφει τους καθορισμένους αριθμούς χαρακτήρων (11-5 = 6) από το τέλος, στο δεδομένο κελί (B1).
Ως τελικό αποτέλεσμα, παίρνετε τους τελευταίους έξι χαρακτήρες από το Β1, το οποίο είναι το επώνυμο (Ο Τράβις).
2. Τοποθετήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού C2 μέχρι να εμφανιστεί ο σταυρός.
3. Σέρνω τον τύπο μέχρι το τέλος του εύρους (C8).
4. Όταν εξάγετε όλα τα επώνυμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα στη στήλη Β.
Επιλέξτε τις στήλες Β και Γ και στο Μενού, παω σε Δεδομένα> Εύρος ταξινόμησης.
5. Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε Στήλη Γ και Α → Ζ υπό Ταξινόμηση κατά, και κάντε κλικ Είδος.
Τώρα, μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη Γ, καθώς τα ονόματα στη στήλη Β ταξινομούνται κατά επώνυμο αλφαβητικά, από το Α στο Ζ.
