Εισαγωγή στο Dynamic Ranges
Η συνάρτηση VLOOKUP χρησιμοποιείται συχνά για την εύρεση πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε πίνακες στο Excel. Έτσι, για παράδειγμα, αν έχουμε μια λίστα με ονόματα και ηλικίες ατόμων:
Στη συνέχεια, μπορούμε σε ένα κοντινό κελί να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση VLOOKUP για να καθορίσουμε την ηλικία του Παύλου:
Μέχρι στιγμής αυτό είναι ένα αρκετά πρότυπο. Τι γίνεται όμως αν χρειαστεί να προσθέσουμε μερικά ακόμη ονόματα στη λίστα; Η προφανής σκέψη θα ήταν η τροποποίηση του εύρους στο VLOOKUP. Ωστόσο, σε ένα πραγματικά πολύπλοκο μοντέλο, ενδέχεται να υπάρχουν αρκετές αναφορές στο VLOOKUP. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αλλάξουμε κάθε αναφορά - υποθέτοντας ότι γνωρίζαμε πού βρίσκονται.
Ωστόσο, το Excel παρέχει έναν εναλλακτικό τρόπο - που ονομάζεται ΔΥΝΑΜΙΚΟ εύρος. Αυτό είναι ένα εύρος που επεκτείνει αυτόματα μια ενημέρωση. Αυτό είναι τέλειο εάν οι λίστες σας επεκτείνονται για πάντα (π.χ. δεδομένα πωλήσεων ανά μήνα).
Για να δημιουργήσουμε ένα δυναμικό εύρος πρέπει να έχουμε ένα όνομα περιοχής - έτσι θα ονομάσουμε το δικό μας AGE_DATA. Η προσέγγιση για τη ρύθμιση δυναμικών εύρους διαφέρει μεταξύ του Excel 2007 και των προηγούμενων εκδόσεων του Excel:
Στο Excel 2007, κάντε κλικ στο "Ορισμός ονόματος" κάτω από τους τύπους:
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel κάντε κλικ στο "Εισαγωγή" και στη συνέχεια στα ονόματα.
Στο αναδυόμενο πλαίσιο, εισαγάγετε το όνομα του δυναμικού εύρους μας - το οποίο είναι "AGE DATA":
Στο πλαίσιο με την ένδειξη "Αναφέρεται σε" πρέπει να εισάγουμε το εύρος των δεδομένων μας. Αυτό θα επιτευχθεί χρησιμοποιώντας μια λειτουργία OFFSET. Αυτό έχει 5 επιχειρήματα:
= OFFSET (Αναφορά, Σειρές, Στήλες, ightψος, Πλάτος)
- Η αναφορά είναι η διεύθυνση της ΚΟΡΥΦΑΙΗΣ ΑΡΙΣΤΕΡΗΣ γωνίας της γκάμας μας - στην περίπτωση αυτή του κελιού Β5
- Οι γραμμές είναι ο αριθμός των γραμμών από την ΚΟΡΥΦΑΙΑ ΑΡΙΣΤΕΡΑ που θέλουμε να είναι αυτό το εύρος - που θα είναι 0 σε αυτή την περίπτωση
- Τα Cols είναι ο αριθμός των σειρών από το TOP LEFT που θέλουμε να είναι αυτό το εύρος - που θα είναι 0 σε αυτή την περίπτωση
- Το ύψος της γκάμας - δείτε παρακάτω για αυτό
- Το πλάτος του εύρους - αυτό είναι 2 έχουμε ΔΥΟ στήλες στην περιοχή μας (το όνομα των ατόμων και η ηλικία τους)
Τώρα το ύψος του εύρους θα πρέπει να ποικίλει ανάλογα με τον αριθμό των καταχωρήσεων στον πίνακά μας (που είναι αυτή τη στιγμή 7).
Φυσικά θέλουμε έναν τρόπο μέτρησης των γραμμών στον πίνακά μας που ενημερώνεται αυτόματα - έτσι ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTA. Αυτό απλώς μετρά τον αριθμό των μη κενών κελιών σε ένα εύρος. Καθώς τα ονόματά μας βρίσκονται στη στήλη Β, ο αριθμός των καταχωρήσεων στα δεδομένα μας είναι COUNTA (B: B).
Σημειώστε ότι εάν το βάλατε σε ένα κελί θα λάβετε την τιμή 8 - καθώς περιλαμβάνει την ονομασία κεφαλίδας. Ωστόσο, ότι είναι άυλο.
Στο πλαίσιο "Αναφέρεται σε" βάζουμε:
= OFFSET ($ B $ 5,0,0, counta (B: B), 2)
Και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Το δυναμικό μας εύρος έχει πλέον δημιουργηθεί.
Επιστρέψτε τώρα στους τύπους VLOOKUP και αντικαταστήστε το εύρος $ B: 4: $ C11 με το όνομα του νέου δυναμικού εύρους AGE_DATA, ώστε να έχουμε:
Μέχρι στιγμής δεν έχει αλλάξει τίποτα. Ωστόσο, αν προσθέσουμε μερικά ακόμη ονόματα στον πίνακά μας:
Και στο κελί όπου είχαμε τον Paul, αντικαταστήστε το με ένα νέο όνομα όπως Pedro (που δεν ήταν στην αρχική λίστα):
Και βλέπουμε ότι το Excel επέστρεψε αυτόματα στην ηλικία του Πέδρο - παρόλο που δεν έχουμε αλλάξει τους τύπους VLOOKUP. Αντίθετα, το εύρος του δυναμικού εύρους έχει αυξηθεί ώστε να περιλαμβάνει τα επιπλέον ονόματα.
Τα δυναμικά εύρη είναι πολύ χρήσιμα όταν έχουμε αυξανόμενο όγκο δεδομένων - ειδικά όταν απαιτούνται πίνακες VLOOKUP και PIVOT.
