Πρότυπο γραφήματος Burndown Excel - Δωρεάν λήψη - Πώς να δημιουργήσετε

Αυτό το σεμινάριο θα δείξει πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ανάπτυξης σε όλες τις εκδόσεις του Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 και 2022.

Ως το ψωμί και το βούτυρο οποιουδήποτε διαχειριστή έργου που είναι υπεύθυνος για ομάδες ευέλικτης ανάπτυξης λογισμικού, τα διαγράμματα ανάλυσης χρησιμοποιούνται συνήθως για να απεικονίσουν την εναπομένουσα προσπάθεια σε ένα έργο για μια δεδομένη χρονική περίοδο.

Ωστόσο, αυτό το γράφημα δεν υποστηρίζεται στο Excel, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να περάσετε από κάθε είδους στεφάνες για να το φτιάξετε μόνοι σας. Αν αυτό σας ακούγεται τρομακτικό, ελέγξτε το Πρόγραμμα δημιουργών γραφήματος, ένα ισχυρό, φιλικό προς τους αρχάριους εργαλείο για τη δημιουργία προηγμένων γραφημάτων στο Excel, ενώ μόλις σηκώνετε το δάχτυλό σας.

Σε αυτό το σεμινάριο βήμα προς βήμα, θα μάθετε πώς να δημιουργήσετε αυτό το εκπληκτικό διάγραμμα ανάπτυξης στο Excel από την αρχή:

Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε.

Ξεκινώντας

Για λόγους απεικόνισης, ας υποθέσουμε ότι η μικρή εταιρεία πληροφορικής έχει αναπτύξει μια ολοκαίνουργια εφαρμογή προϋπολογισμού για περίπου έξι μήνες. Πριν φτάσετε στο πρώτο σημαντικό ορόσημο για να δείξετε την πρόοδο στον πελάτη, η ομάδα σας είχε οκτώ εβδομάδες για να αναπτύξει τέσσερα βασικά χαρακτηριστικά. Ως έμπειρος διαχειριστής έργου, υπολογίσατε ότι θα χρειαστούν 240 ώρες για να ολοκληρωθεί η εργασία.

Αλλά ιδού, αυτό δεν λειτούργησε. Η ομάδα δεν τήρησε την προθεσμία. Λοιπόν, η ζωή δεν είναι ταινία της Disney, τελικά! Τι πήγε στραβά? Σε μια προσπάθεια να φτάσετε στο κάτω μέρος του προβλήματος για να καταλάβετε σε ποιο σημείο τα πράγματα έφυγαν από τη ράγα, ξεκινήσατε να φτιάξετε ένα διάγραμμα για την εξάντληση.

Βήμα #1: Προετοιμάστε το σύνολο δεδομένων σας.

Ρίξτε μια γρήγορη ματιά στο σύνολο δεδομένων για το γράφημα:

Μια γρήγορη εκτίμηση για κάθε στοιχείο:

• Αρχικά δεδομένα: Αρκετά αυτονόητο-αυτά είναι τα πραγματικά δεδομένα που συγκεντρώθηκαν κατά τη διάρκεια των οκτώ εβδομάδων.
• Εισαγωγές γραφήματος: Αυτός ο πίνακας θα αποτελέσει τη ραχοκοκαλιά του γραφήματος. Οι δύο πίνακες πρέπει να διατηρούνται χωριστοί για να αποκτήσουν μεγαλύτερο έλεγχο στις τιμές των οριζόντιων ετικετών δεδομένων (περισσότερα αργότερα).

Τώρα, ας δούμε το δεύτερο τραπέζι πιο λεπτομερώς, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε εύκολα το διάγραμμα εκτέλεσης.

Προγραμματισμένες ώρες: Αυτό αντιπροσωπεύει τις εβδομαδιαίες ώρες που διατίθενται στο έργο. Για να υπολογίσετε τις τιμές, προσθέστε την αρχική εκτίμηση για κάθε εργασία και διαιρέστε το άθροισμα με τον αριθμό ημερών/εβδομάδων/μηνών. Στην περίπτωσή μας, πρέπει να εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C9: = SUM ($ B $ 2: $ B $ 5)/8.

Γρήγορη συμβουλή: σύρετε τη λαβή πλήρωσης στην κάτω δεξιά γωνία του επισημασμένου κελιού (C9) σε όλο το εύρος D9: J9 για να αντιγράψετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά.

Πραγματικές ώρες: Αυτό το σημείο δεδομένων απεικονίζει το συνολικό χρόνο που αφιερώνεται στο έργο για μια συγκεκριμένη εβδομάδα. Στην περίπτωσή μας, αντιγράψτε = SUM (C2: C5) στο κελί C10 και σύρετε τον τύπο σε όλο το εύρος D10: J10.

Υπολειπόμενη προσπάθεια: Αυτή η γραμμή εμφανίζει τις ώρες που απομένουν μέχρι την ολοκλήρωση του έργου.

• Για την τιμή στη στήλη Έναρξη (Β11), απλά συνοψίστε τις συνολικές εκτιμώμενες ώρες χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο: = SUM (B2: B5).
• Για τα υπόλοιπα (C11: J11), αντίγραφο = B11-C10 στο κελί C11 και σύρετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά (D11: J11).

Ιδανικό Burndown: Αυτή η κατηγορία αντιπροσωπεύει την ιδανική τάση για το πόσες ώρες πρέπει να αφιερώσετε στο έργο σας κάθε εβδομάδα για να τηρήσετε την προθεσμία σας.

• Για την τιμή στη στήλη Έναρξη (Β12), χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο όπως Β11: = SUM (B2: B5).
• Για τα υπόλοιπα (C12: J12), αντίγραφο = Β12-Γ9 στο κελί C12 και σύρετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά (D12: J12).

Σύντομο στο χρόνο; Κατεβάστε το φύλλο εργασίας του Excel που χρησιμοποιείται σε αυτό το σεμινάριο και δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο διάγραμμα ανάρτησης σε λιγότερο από πέντε λεπτά!

Βήμα #2: Δημιουργήστε ένα γράφημα γραμμών.

Έχοντας προετοιμάσει το σύνολο των δεδομένων σας, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα γράφημα γραμμών.

1. Επισημάνετε όλα τα δεδομένα από τον πίνακα Εισόδους γραφήματος (A9: J12).
2. Πλοηγηθείτε στο Εισάγετε αυτί.
3. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή γραφήματος γραμμής ή περιοχής"Εικονίδιο.
4. Επιλέξτε "Γραμμή.”

Βήμα #3: Αλλάξτε τις ετικέτες οριζόντιου άξονα.

Κάθε έργο έχει ένα χρονοδιάγραμμα. Προσθέστε το στο γράφημα τροποποιώντας τις ετικέτες οριζόντιου άξονα.

1. Κάντε δεξί κλικ στον οριζόντιο άξονα (η σειρά αριθμών στο κάτω μέρος).
2. Επιλέξτε "Επιλέξτε Δεδομένα.”

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάτω Οριζόντιες (κατηγορία) ετικέτες άξονα, επίλεξε το "ΕπεξεργασίαΚουμπί ”.

Τώρα, επισημάνετε την κεφαλίδα του δεύτερου πίνακα (Β8: J8) και κάντε κλικ στο "Εντάξει”Δύο φορές για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. Παρατηρήστε ότι επειδή έχετε διαχωρίσει προηγουμένως τους δύο πίνακες, έχετε τον πλήρη έλεγχο των τιμών και μπορείτε να τις αλλάξετε με τον τρόπο που θεωρείτε κατάλληλο.

Βήμα #4: Αλλάξτε τον προεπιλεγμένο τύπο γραφήματος για τις σειρές "Προγραμματισμένες ώρες" και "Πραγματικές ώρες" και σπρώξτε τις στον δευτερεύοντα άξονα.

Μετατρέψτε τη σειρά δεδομένων που αντιπροσωπεύει τις προγραμματισμένες και τις πραγματικές ώρες σε ένα συστάδες γραφήματος στηλών.

1. Στο ίδιο το γράφημα, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή και για τα δύο Σειρά "Προγραμματισμένες ώρες" ή Σειρά «Πραγματικές ώρες».
2. Επιλέξτε "Αλλαγή τύπου γραφήματος σειράς.”

Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Combo καρτέλα και κάντε τα εξής:

1. Για Σειρά «Προγραμματισμένες ώρες», αλλαγή "Τύπος γραφήματος" προς το "Ομαδοποιημένη στήλη.. " Επίσης, ελέγξτε το Δευτερεύων Άξονας κουτί.
2. Επαναλάβετε για Σειρά «Πραγματικές ώρες».
3. Κάντε κλικ "ΕΝΤΑΞΕΙ.”

Βήμα #5: Τροποποιήστε την κλίμακα του δευτερεύοντος άξονα.

Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, αντί να μοιάζει περισσότερο με κεράσι από πάνω, το ομαδοποιημένο γράφημα στηλών καταλαμβάνει το μισό χώρο, κλέβοντας όλη την προσοχή από το κύριο γράφημα γραμμών. Για να επιλύσετε το ζήτημα, αλλάξτε την κλίμακα του δευτερεύοντος άξονα.

Αρχικά, κάντε δεξί κλικ στον δευτερεύοντα άξονα (η στήλη των αριθμών στα δεξιά) και επιλέξτε "Μορφοποίηση άξονα.”

Στο παράθυρο εργασιών που εμφανίζεται, στο Επιλογές Άξονα καρτέλα, κάτω Όρια, ρυθμίστε το Μέγιστα όρια τιμή που ταιριάζει με την κλίμακα του πρωτεύοντος άξονα (το κάθετο στα αριστερά του γραφήματος).

Στην περίπτωσή μας, η τιμή πρέπει να οριστεί σε 300 (ο αριθμός στην κορυφή της κλίμακας του πρωτεύοντος άξονα).

Βήμα #6: Προσθέστε τις τελευταίες πινελιές.

Τεχνικά, η δουλειά έχει τελειώσει, αλλά επειδή αρνούμαστε να συμβιβαστούμε με τη μετριότητα, ας «ντύσουμε» το γράφημα κάνοντας χρήση αυτών που έχει να προσφέρει το Excel.

Αρχικά, προσαρμόστε τη σταθερή γραμμή που αντιπροσωπεύει την ιδανική τάση. Κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Μορφοποίηση σειρών δεδομένων.”

Μόλις βρεθείτε εκεί, κάντε τα εξής:

1. Στο παράθυρο εργασιών που εμφανίζεται, μεταβείτε στο Συμπλήρωση & Γραμμήαυτί.
2. Κάντε κλικ στο Χρώμα γραμμής και επιλέξτε σκούρο πράσινο.
3. Κάντε κλικ στο Τύπος παύλας εικόνισμα.
4. Επιλέξτε "Long Dash.”

Τώρα, προχωρήστε στη γραμμή που εμφανίζει την υπόλοιπη προσπάθεια. Επιλέγω Σειρά "Υπολειπόμενη προσπάθεια" και κάντε δεξί κλικ για να ανοίξετε το "Μορφοποίηση σειρών δεδομένων" παράθυρο εργασιών. Στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

1. Μετάβαση στο Συμπλήρωση & Γραμμή αυτί.
2. Κάντε κλικ στο Χρώμα γραμμής εικονίδιο και επιλέξτε μπλε.
3. μεταβείτε στο Σημάδι αυτί.
4. Υπό Επιλογές δείκτη, επιλέξτε "Ενσωματωμένο”Και προσαρμόστε τον τύπο και το μέγεθος του δείκτη.
5. Μεταβείτε στο "Γέμισμα”Αμέσως κάτω από αυτό για να εκχωρήσετε ένα προσαρμοσμένο χρώμα δείκτη.

Άλλαξα επίσης τα χρώματα της στήλης στο συσσωρευμένο γράφημα στηλών σε κάτι πιο ανοιχτό ως μέσο για να τονίσω το γράφημα γραμμών.

Ως τελική προσαρμογή, αλλάξτε τον τίτλο του γραφήματος. Τώρα έχετε περάσει τον τερματισμό!

Και voila, μόλις προσθέσατε ένα άλλο βέλος στη φαρέτρα σας. Τα γραφήματα Burndown θα σας βοηθήσουν να δείτε εύκολα προβλήματα που προέρχονται από πολύ μακριά και να λάβετε καλύτερες αποφάσεις καθώς διαχειρίζεστε τα έργα σας.