Ταξινόμηση / Αλφαβητοποίηση μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel & στα Υπολογιστικά φύλλα Google
Αυτό το σεμινάριο θα δείξει πώς μπορείτε να αλφαβητίσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel & στα Υπολογιστικά φύλλα Google.
Όταν εισάγουμε επαναλαμβανόμενα δεδομένα στο Excel, μπορεί μερικές φορές να είναι χρήσιμο να έχουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών για να επιλέξετε. Ένα ισχυρό νέο χαρακτηριστικό του Excel 365 είναι η δυνατότητα ταξινόμησης δεδομένων και εμφάνισης μοναδικών δεδομένων σε μια λίστα λόγω μιας νέας δυνατότητας που ονομάζεται Λειτουργίες δυναμικού πίνακα.
Για να αποκτήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα μοναδικών τιμών ταξινομημένων κατά αλφαβητική σειρά, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε δύο από αυτές τις νέες συναρτήσεις, συγκεκριμένα τις ΜΟΝΑΔΙΚΕΣ και τις ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ συναρτήσεις. Στη συνέχεια, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την επικύρωση δεδομένων για να δημιουργήσουμε την αναπτυσσόμενη λίστα μας από τα δεδομένα που επιστρέφονται από αυτές τις συναρτήσεις.
Σημειώστε ότι είναι επίσης δυνατό να ταξινομήσετε αλφαβητικά χρησιμοποιώντας το VBA.
Η συνάρτηση SORT
Η συνάρτηση SORT μας επιτρέπει να ταξινομήσουμε μια λίστα δεδομένων με αλφαβητική σειρά.
Σε ένα κενό κελί στα δεξιά των δεδομένων μας, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον ακόλουθο τύπο:
| 1 | = SORT (B3: B13) |
Όταν πατάμε ENTER ή κάνουμε κλικ στο σημάδι ελέγχου για να εισαγάγουμε τον τύπο στο Excel, μια λίστα με ταξινομημένες τιμές από το επιλεγμένο εύρος θα εμφανιστεί κάτω από το κελί στο οποίο έχουμε εισαγάγει τον τύπο μας. Αυτό είναι γνωστό ως "εύρος διαρροής".
Το εύρος διαρροής εξάγει αυτόματα όλες τις μοναδικές τιμές που περιέχονται στο επιλεγμένο εύρος. Παρατηρήστε ότι στη γραμμή τύπων, ο τύπος είναι γκρίζος σε αυτό το εύρος διαρροής λόγω του γεγονότος ότι είναι ένας τύπος δυναμικού πίνακα. Εάν διαγράψαμε τον τύπο στο κελί G2, για παράδειγμα, τότε η περιοχή διαρροής θα διαγραφεί επίσης. Το εύρος διαρροής είναι αναγνωρίσιμο από τη λεπτή μπλε γραμμή που εμφανίζεται γύρω του.
Η ΜΟΝΑΔΙΚΗ Λειτουργία
Η ΜΟΝΑΔΙΚΗ συνάρτηση είναι μια άλλη λειτουργία δυναμικού πίνακα που μας επιτρέπει να εξάγουμε μοναδικές τιμές από μια λίστα.
Σε ένα κενό κελί στα δεξιά των δεδομένων μας, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον ακόλουθο τύπο:
| 1 | = ΜΟΝΑΔΙΚΟ (Β3: Β13) |
Όπως και με τη συνάρτηση SORT, μόλις πατήσουμε το πλήκτρο ENTER, η ΜΟΝΑΔΙΚΗ συνάρτηση θα επεκταθεί στην περιοχή διαρροής και θα συμπληρώσει τη στήλη κάτω από το κελί όπου έχουμε εισαγάγει τον τύπο. Η λίστα θα εμφανίζει μόνο μοναδικές τιμές από το αρχικό επιλεγμένο εύρος και επειδή είναι τύπος δυναμικού πίνακα, δεν μπορούμε να τροποποιήσουμε ή να τροποποιήσουμε τον τύπο σε αυτό το εύρος διαρροής.
Συνδυάζοντας τις λειτουργίες SORT και UNIQUE
Συνδυάζοντας τις SORT και UNIQUE συναρτήσεις μαζί, μπορούμε να αποκτήσουμε μια λίστα που εμφανίζει μόνο μοναδικές τιμές και ταξινομείται κατά αλφαβητική σειρά.
| 1 | = SORT (UNIQUE ((B3: B13))) |
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν έχει σημασία με ποια σειρά τοποθετούμε τις συναρτήσεις. θα μπορούσαμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τον τύπο = ΜΟΝΑΔΙΚΟ (SORT (B3: B13)).
Δημιουργία της αναπτυσσόμενης λίστας
Μπορούμε τώρα να χρησιμοποιήσουμε αυτό το εύρος κελιών για να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα για επιλογή από τη χρήση Επικύρωση δεδομένων.
1. Επιλέξτε το εύρος των κελιών όπου επιθυμούμε να εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, στο Ταινία, επιλέξτε Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων.
2. Τώρα επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέπω λίστα, στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον τύπο για το Πηγή της λίστας.
Είναι απαραίτητο να τοποθετήσετε το hashtag (#) μετά τον τύπο για να ενημερώσετε το Excel ότι απαιτούμε ολόκληρο το εύρος διαρροής και όχι μόνο την τιμή στο μεμονωμένο κελί (π.χ., G2).
3. Κάντε κλικ Εντάξει για να δημιουργήσετε την ταξινομημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο επιλεγμένο εύρος.
Πώς να αλφαβητίσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στα Υπολογιστικά φύλλα Google
ο ΕΙΔΟΣ και ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ Οι συναρτήσεις λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο στα Υπολογιστικά φύλλα Google όπως και στο Excel.
1. Για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα, αποκορύφωμα το εύρος των κελιών που θα περιέχουν την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, στο Μενού, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων.
2. Ενώ η περιοχή κελιών που περιέχει τις αναπτυσσόμενες λίστες θα συμπληρωθεί αυτόματα από την παραπάνω επιλογή μας, πρέπει να εισαγάγουμε το Κριτήρια. Λίστα από μια περιοχή επιλέγεται αυτόματα και στη συνέχεια πρέπει να εισαγάγουμε ολόκληρο το εύρος κελιών για τη λίστα κριτηρίων (π.χ., G3: G7). Η λειτουργικότητα hashtag που χρησιμοποιεί το Excel δεν υπάρχει στα Υπολογιστικά φύλλα Google.
3. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να εισαγάγετε την ταξινομημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο υπολογιστικό φύλλο Google.
